Правильное планирование времени для менеджера

// // Образование //

Воспитатель Нерона, философ Луций Аней Сенека, в “Письмах к другу Луцилиусу” писал: “Где человек, придающий значение времени? Ничто не принадлежит нам, только время наше. И это единственное летучее благо мы готовы отдать первому встречному”. А мы поговорим о том, как организовать свое время, чтобы не отдавать его попусту – никому и ничему.

Свое и чужое

Время – основной жизненный ресурс, который, как шагреневая кожа у Бальзака, уменьшается с каждым днем нашей жизни. И качество нашей жизни, ее динамика, наше активное участие в ней, впечатления, ощущения зависят как раз от того, насколько мы эффективно и продуктивно используем свое время. Ибо время – это и есть наше жизненное пространство. Эффективность использования времени – показатель нашей личной эффективности, того, насколько мы собраны, самоорганизованны, насколько способны планировать свою жизнь. Это самым прямым образом связано с работой. Есть формула эффективности: Е = РРВ/ОЗВ, где Е – эффективность, РРВ = результативное рабочее время, а ОЗВ – общие затраты времени. Чем ближе к единице этот показатель, тем эффективнее работник.

Приходя на новое рабочее место, человек попадает в “чужое время” - “время организации”. У каждой фирмы, каждого рабочего коллектива есть свое внутренне время, свои жизненные циклы и свои ритмы. Когда у человека не хватает самоорганизации и понимания того, что он делает, он заимствует это у фирмы, которая назначает ему свои временные рамки и планирует за него его работу. Но, чтобы человек мог проявлять творческую инициативу, развивать свой потенциал. Было бы совсем неплохо, если бы он привносил свое личное время в эту организацию, которая от этого становилась бы только богаче. И возможности бы ее расширились, ибо возможности фирмы – это возможности ее людей.

Когда встреча сорвалась

Главное – это планирование времени, а не работы, ибо если человек умеет планировать время, он умеет планировать и работу. А самая распространенная ошибка руководителя – когда он учит подчиненного планировать работу. Умение планировать ресурсы своего жизненного цикла – более тонкий, более высокий навык. Он гораздо больше цениться на рынке труда. И именно этому человека нужно учить. Нередка ситуация, когда вдруг срывается намеченная заранее встреча, и человек впадает в ступор. Что делать с внезапно высвободившимся временем? Тот, кто не умеет планировать свое время, начинает просто ждать, и время безвозвратно уходит. Такой человек не может обратить этот резерв себе на пользу и использовать его продуктивно.

Фирмы-воспитатели

Чтобы начать планировать время, а значит себя, нужно перейти к системе три “с”. Что означает “самоопределение”, “самонаблюдение” и “самоорганизация”. Первое: я самоопределился, что буду вести рабочую тетрадь наблюдений за своим временем, своими биоритмами. Второе: я отмечаю, что произошло за последний час, определяю, от чего я зависим, и т.п. От анализа всего этого я иду к самоорганизации. И мне не нужны толчки извне, побудительные импульсы. Но если такую работу человек выполнить не может – значит он коррекции не поддается. А это значит, что его развитие – ка личностное, так и профессиональное – остановилось.

Если у человека отсутствуют эти три “с”, то функции по его “воспитанию” берет на себя фирма, коллектив. Она устанавливает функциональные обязанности работника, самоопределяя его таким образом. Дает ему ему рабочее время, то есть осуществляет функцию самонаблюдения, заставляет его наблюдать за собой. И создает условия работы, то есть самоорганизует его. То, что все делают за человека, лишает его самостоятельности. Он как бы заимствует у фирмы ВОЛЮ.

Приди к согласию

Представим себе два круга, где один – это поле организации, а другой – поле самого человека. Есть три способа взаимодействия между ними. Первый – человек полностью вписывается в поле организации, растворяется и, соответственно, теряет свою индивидуальность, личность, адаптируется, подстраивается и живет жизнью этакого серого мышонка. Либо он все-таки сохраняет себя и привносит в фирму свое творчество, инициативу, свои таланты. Площадь, на которой эти круги перекрываются, называется площадью конкордации, или согласия. И чем она больше, тем человеку легче работать в этой фирме, легче справляться с проблемами. Но бывает, круги расходятся довольно далеко. Тогда человеку труднее работать. Но гораздо хуже, если человека самого как бы нет, не существует его самости.

На эффективность использования времени влияют психические ритмы и биоритмы. Поэтому каждому было бы полезно построить графики своих био- и психических ритмов и проследить, от чего зависит работоспособность. Физиологический цикл человека длится 23 дня, эмоциональный – 28, интеллектуальный – 33. Значит, следует учесть, что через 28 дней вы будете испытывать те же эмоции, что и сегодня. А в такие=то и такие-то дни у вас – пик интеллектуальной активности. Это называется настройкой на различные виды деятельности с использованием личного ресурса времени.

Напиши о себе книгу

Профессиональный менеджер в первую очередь занимается собой, поскольку ресурс его деятельности находится в нем самом. Он следит за собой, фиксирует, от чего он зависим, в какое время у него повышена физическая, эмоциональная или интеллектуальная активность. Он составляет таблицу, благодаря которой у него появляется возможность использовать время эффективно и продуктивно. Он буквально пишет о себе книгу. У него резко уменьшаются затраты, если что-то случается, он может быстро все перепланировать, найти другие резервы использования времени, у него есть запасные варианты использования его, он не ждет у моря пагоды.

Чтобы управлять временем, нужно уметь управлять собой. Менеджер, которому это удается, - уже суперпрофессионал. А знание продукции фирмы, каких-то технических параметров – для него уже не наука и приходит “само собой”. Этим он овладеет легко.

А для этого человек должен ощущать собственную ценность и знать это изнутри, а не получать извне. Планирование на самом деле находиться внутри нас, а нена бумаге. Какие-то работы нам приятны, а какие-то не очень. Поэтому мы переносим иные из них на завтра. Однако перенос означает потерю времени, а стало быть, эффективности. Человек же, умеющий работать со временем, задает вопросы сам себе: “Кто если не я, когда, если не сейчас?”.

Средство от “орглени”

Но большинству из нас свойственна так называемая “организационная лень”, которая выражается в хаотичности работы, беспорядке на рабочем месте, работе вне рабочее время, в несоблюдении назначенных сроков исполнения и нетерпимости. Среди средств лечения: планирование времени, установление иерархии целей и преодоление себя.

Преодолевать себя полезно напоминанием последствий, к примеру: “урежут зарплату”, “лишат премии”, “накажут”, “потеряю авторитет”, “покроюсь вечным позором”. Можно упрекать себя в отсутствии силы воли, а можно размышлять о собственной незаменимости: никто, мол, лучше меня не справиться с этой работой. Полезно время от времени ярко представлять себе результат (но не цель) и регламентировать срок исполнения. Можно напоминать себе о том, что собственная лень приведет к личной драме, катастрофе и т.д.

Хорошим управленцем может быть только тот, кто в состоянии организовать себя, управлять собой Как говорила императрица-матушка Екатерина II: “Чтобы управлять другими, стань деспотом самого себя”.

В средневековой Японии существовало такое испытание для чиновников. Людей, претендующих на эту должность, закрывали по одному в комнате и предлагали написать сочинение о течении времени – как самого загадочного, тонкого и прекрасного явления окружающего мира. И потому, как соискатель чувствовал его, как с ним обращался, делали вывод отом, каков он будет в работе, способен ли он планировать, наполнять и делать эффективным свое время.

Консультировал директор KD IMS Вадим Эглитис