«СТС Медиа» позаботится о документах

// // Интересное в сети //

В «СТС Медиа» приступили к внедрению системы документооборота от "Интертраста". В начале 2009 года руководством «СТС Медиа» было принято решение о создании системы электронного документооборота. С помощью СЭД предполагалось обеспечить поддержку менеджмента группы компаний и реализовать следующие задачи: повысить эффективность выполнения операций по работе с документами, интегрировать систему документооборота. А так- же организовать единое хранилище различных видов документов, создать возможность удобного и быстрого доступа к ним, повысить исполнительскую дисципли- ну, ввести сквозной контроль исполнения документов. 

 

Решение

В июне 2009 года был проведен тендер и в качестве программного решения для реализации поставленных задач была выбрана система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства CompanyMedia производства компании «Интертраст». Специалисты «СТС Медиа» протестировали работоспособность системы, на основе чего был сделан вывод о соответствии CompanyMedia поставленным задачам. Внедрение системы планируется осуществить в несколько этапов. Первый — июль-декабрь 2009 года — предусматривает организационные мероприятия по поставке СЭД и ее пилотное внедрение на 150 рабочих местах. На втором этапе — в 2010 году — планируется расширение системы в части охвата автоматизируемых документов и рабочих мест, тиражирование в других компаниях группы «СТС Медиа» и дальнейшее развитие СЭД. В настоящее время в рамках проекта реализуются следующие мероприятия: развертываются рабочие места системы в двух компаниях «СТС Медиа», внедряется общий документооборот, СЭД интегрируется с существующими в организации информационными системами недокументального характера (учетными и иными системами и справочниками). Выполнение работ осуществляют специалисты компании «Интертраст».

Результаты

Возможность осуществлять в CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания / получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. С внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т. д.) и расходы на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива. «СЭД CompanyMedia для нас — мощный корпоративный инструмент управления, способный реально повысить эффективность всей компании, обеспечить более четкую организацию бизнес-процессов СТС Медиа», — подчеркивает Наталья Альбрехт, заместитель генерального директора по организационному развитию, управлению персоналом и административным вопросам «СТС Медиа».